Wilman tietosuojaseloste

Visma Aquila Oy tarjoaa julkisen ja yksityisen sektorin asiakkailleen suosittuja ohjelmistotuotteita, kuten kasvatuksen, opetuksen ja koulutuksen toimialalle suunnattua Wilmaa. Wilma on Suomen suosituin opetuksen ja oppimisen alusta, joka luo digitaalista opinpolkua aina päiväkodista toisen asteen oppilaitoksiin asti. Wilma tukee oppilaitoksia hallinnon organisoinnissa ja arvioinnissa, sekä kodin ja koulun välisessä viestinnässä ja tiedonkulussa.

Visma Aquila Oy toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme edustajat, mukaan lukien verkkosivustoillamme vierailijat, uutiskirjeen tilaajat sekä järjestämiimme tapahtumiin osallistujat, jakavat kanssamme, tai joita keräämme automaattisesti verkkosivustoidemme käytön yhteydessä, tai muuta kautta muissa yhteyksissä, kuten asiakaspalveluumme tehtyjen yhteydenottojen kautta.

Rekisterinpitäjänä olemme viime kädessä vastuussa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä. Luottamus on keskeinen osa yksityisyyden suojaa ja tietosuojaa, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Siksi keräämme henkilötietojasi vain siinä määrin kuin tarvitsemme niitä tarjotaksemme sinulle ensiluokkaisen asiakaskokemuksen. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (”GDPR”) ja sitä täydentävää kansallista tietosuojalakia (1050/2018), sekä soveltuvin osin lakia sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).

Verkkosivustojamme ovat muun muassa Wilman verkkosivusto osoitteessa www.wilma.fi. Huomaathan, että verkkosivustomme voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille tai kolmansien osapuolten tarjoamaan sisältöön, ja jotkin verkkosivujemme sisällöistä, kuten WilmaCast, sekä mediat, joiden kautta voit olla kanssamme vuorovaikutuksessa, kuten sosiaalisen median kanavat, ovat kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita. Tällaiset linkit kolmansien osapuolten verkkosivustoille tai sisältöihin sekä läsnäolomme kolmansien osapuolten tarjoamissa palveluissa eivät merkitse, että olisimme sidoksissa näihin kolmansiin osapuoliin tai että meillä olisi määräysvalta näihin kolmansiin osapuoliin, ja näin ollen emme ole sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa vastuussa tällaisista sisällöistä tai palveluista, niiden tietosuojan tasosta emmekä tällaisten kolmansien osapuolten toimista liittyen niiden toteuttamaan henkilötietojen käsittelyyn.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme käsittelyä, jota toteutamme rekisterinpitäjänä. Käsitellessämme henkilötietoja toimimme kuitenkin myös henkilötietojen käsittelijän asemassa tarjotessamme asiakkaillemme tuotteitamme ja palveluitamme. Henkilötietojen käsittelijän asemassa toimimme esimerkiksi käsitellessämme asiakkaamme puolesta tämän Wilma-tilaukseen liittyviä Wilma-käyttäjien henkilötietoja, ja tällöin rekisterinpitäjänä toimii se asiakkaamme, jonka kanssa olemme solmineet sopimuksen Wilman toimittamisesta. Wilman toimittamisen yhteydessä käytämme myös alikäsittelijöitä, joista lisätietoja löydät Visman trust centresta osoitteesta https://www.visma.com/trust-centre-products/wilma. Mikäli haluat muita tietoja koskien henkilötietojesi käsittelyä Wilmassa, pyydämme sinua kääntymään rekisterinpitäjän, eli sen kunnan tai muun palveluntarjoajan puoleen, joka on antanut sinulle käyttöoikeudet Wilmaan.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Visma Aquila Oy (2644028-2)
Keskuskatu 3 A, 00100 Helsinki
[email protected]

Tietosuojavastaava: Johanna Vertanen

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietojasi vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai muihin henkilötietojasi kerättäessä sinulle ilmoitettuihin tarkoituksiin ja vain siinä määrin kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen kunkin näissä yhteyksissä tarkemmin kuvatun käsittelyn tarkoituksen osalta.

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarkoituksiin, jotka mahdollistavat asiakkaillemme tuotteidemme käytön ja varmistavat ensiluokkaisen asiakaskokemuksen. Näin ollen käsittelemme henkilötietoja erityisesti seuraaviin tarkoituksiin seuraaviin käsittelyperusteisiin perustuen:

• Asiakassuhteen hallinnointi, kuten meidän ja edustamasi organisaation välisen sopimuksen solmiminen, täytäntöönpano ja mahdollinen myöhempi muuttaminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä asiakassuhteeseen liittyvä viestintä, kuten asiakaspalvelun tarjoaminen, asiakassuhteisiin tai tuotteisiimme liittyvien tiedotteiden ja muun sisällön lähettäminen sekä muu olemassa olevien asiakkaiden edustajien pyyntöihin ja tiedusteluihin vastaaminen eri kanavia käyttäen. Tämän käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme sekä suhteesi organisaatioon, jonka kanssa olemme solmineet asiakassuhteen liittyen tuotteidemme käyttöön.
• Asiakastapaamisten dokumentointi sekä keskustelujen pääkohtien ja päätösten kirjaaminen, mukaan lukien suullisten kokouspuheenvuorojen kerääminen, litterointi, tallentaminen, jäsentäminen, jakaminen, anonymisointi ja poistaminen. Käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), jonka tavoitteena on yhteistyön tehokkuuden, tarkkuuden, saavutettavuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä asiakasviestinnän parantaminen.
• Laskutus ja muu laskujen ja maksujen hallinnointi perustuen oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme sekä suhteesi organisaatioon, jonka kanssa olemme solmineet asiakassuhteen liittyen tuotteidemme käyttöön.
• Tapahtumien järjestäminen, kuten erilaisten seminaarien tai koulutusten järjestäminen, jolloin käsittelyn peruste on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) käsitellä henkilötietoja tapahtuman järjestämiseen liittyviä tarkoituksia varten. Mikäli annat meille tässä yhteydessä henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja, kuten allergioita tai erikoisruokavaliota koskevia tietoja, joista voidaan päätellä terveyteesi liittyviä tietoja, on käsittelyn peruste nimenomainen suostumuksesi (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).
• Markkinointi olemassa oleville tai potentiaalisille asiakkaillemme esimerkiksi voidaksemme tarjota ajankohtaisia tietoja tuotteistamme tai niiden uusista ominaisuuksista taikka muista ajankohtaisista asioista, joiden uskomme kiinnostavan viestinnän vastaanottajaa. Markkinointitarkoituksiin tapahtuvan käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) erityisesti edistää tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä sekä niiden ja yrityksemme tunnettuutta. Henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla myös suostumuksesi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), esimerkiksi, mikäli olet tilannut Wilma-uutiskirjeen tai Opetusalan uutiskirjeen taikka mikäli markkinointi perustuu evästeiden avulla verkkosivustoillamme kerättyyn dataan ja olet antanut suostumuksesi markkinointievästeiden käyttöön, tai, mikäli toimitat meille henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja, kuten allergioita tai erikoisruokavaliota koskevia tietoja, joista voidaan päätellä terveyteesi liittyviä tietoja, on käsittelyn peruste nimenomainen suostumuksesi (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).
  • Mikäli olet hyväksynyt markkinointievästeet verkkosivustoillamme, voimme käsitellä henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle tarkoituksenmukaista markkinointisisältöä sosiaalisen median alustoilla, sähköpostitse, verkkosivuilla tai palveluissamme mieltymystesi perusteella. Tällaista käsittelyä kutsutaan profiloinniksi ja sen tarkoituksena on tuottaa kustomoitua markkinointia, parantaa käyttökokemustasi palveluissamme ja verkkosivuillamme sekä tarjota palveluita, jotka vastaavat asiakkaidemme mieltymyksiä. Voimme myös yhdistellä profiloinnin avulla kerättyjä tietoja muihin tietoihin, joita olemme keränneet meidän ja sinun edustamasi organisaation välisen asiakassuhteen perusteella. Jos haluat lisätietoja evästeiden käytöstä Wilma-verkkosivustollamme, tutustu verkkosivustoltamme löytyviin lisätietoihin evästeiden käytöstä osoitteessa https://www.wilma.fi/evasteet/.
• Tuotekehitys: Kehitämme Wilmaa Wilman käyttäjille tehtävien haastatteluiden sekä käyttäjiltä kerättävän palautteen perusteella. Tuotekehitystarkoituksiin tapahtuva tietojen kerääminen voi tapahtua anonyymisti tai tunnisteellisesti. Niiltä osin, kuin henkilötietoja käsitellään, perustuu näissä yhteyksissä toteutettu henkilötietojen käsittely käyttäjän suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
  Wilma käyttäjäpaneeli: Kehitämme Wilmaa käyttäjäpaneelille tehtävien haastatteluiden perusteella. Käyttäjäpaneeli koostuu Wilman käyttäjistä, joiden kanssa käydyissä haastatteluissa keräämme tietoja tuotteen toiminnasta ja käyttäjien tarpeista voidaksemme parantaa tuotetta.
  Käyttäjäpalaute: Kehitämme Wilmaa myös käyttäjiltä keräämämme palautteen perusteella. Palautetta voidaan kerätä esimerkiksi Wilmaan integroidun palautetyökalun avulla taikka Wilma-verkkosivustomme palautelomakkeen kautta.
• Myynti: Palveluidemme ja tuotteidemme myynnin edistäminen joko meidän aloitteestamme tai potentiaalisen asiakkaan edustajan itsensä aloitteesta perustuen oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) edistää liiketoimintaamme. Toteutamme myös olemassa oleville asiakkaillemme lisämyyntiä, jota kohdistamme asiakkaidemme edustajille perustuen niin ikään oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) edistää liiketoimintaamme.
• Soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden noudattaminen, kuten verotukseen liittyvät velvoitteet sekä viranomaisten pyyntöihin vastaaminen perustuen esimerkiksi vero- tai kirjanpitolainsäädäntöön taikka muuhun pakottavaan lainsäädäntöön. Käsittelyperusteen muodostaa tällöin kyseinen soveltuvan lain säännös (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• Sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja väärinkäytösvalvonta: Meidän ja edustamasi organisaation välisen sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja valvonta sekä epäiltyjen väärinkäytösten tutkiminen, jolloin käsittelyn peruste on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme ja suojata siihen liittyviä oikeutettuja etujamme.
• Verkkosivustoidemme käytön mahdollistaminen: Kun vierailet verkkosivustoillamme, voimme käsitellä henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle mahdollisuuden käyttää verkkosivustoamme ja sen toimintoja sekä varmistaaksemme verkkosivuston tietoturvallisuuden, toimivuuden ja vakauden, kuten käsittely esimerkiksi havaitaksemme mahdolliset väärinkäytökset ja verkkosivustomme turvallisuutta heikentävät hyökkäykset. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja kyseessä oleva oikeutettu etu on edellä mainitut käyttötarkoitukset. Henkilötietojesi kerääminen ja jatkokäsittely verkkosivustollamme tapahtuu pääsääntöisesti käyttämällä automaattisia teknisiä keinoja, kuten evästeitä ja vastaavia teknologioita. Jos haluat tietää lisää evästeiden käytöstä Wilma-verkkosivustollamme, tutustu verkkosivustoltamme löytyviin lisätietoihin evästeiden käytöstä osoitteessa https://www.wilma.fi/evasteet/.
• Muut liiketoimintaamme liittyvät oikeutetut edut: Voimme käsitellä henkilötietojasi myös joitakin muita liiketoimintaamme liittyviä oikeutettuja etuja varten, kuten tuotteidemme, palveluidemme ja verkkosivustojemme laatua, toiminnallisuutta tai käyttökokemusta koskevan kehittämisen ja parantamisen tarkoituksiin, tietoturvan tai toimitilojemme ja tietoverkkomme turvallisuuden varmistamisen ja parantamisen tarkoituksiin; suojellaksemme omaisuuttamme; ehkäistäksemme väärinkäytöksiä tai tutkiaksemme epäiltyjä väärinkäytöksiä tai muihin vastaaviin perusteltuihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja kyseessä oleva oikeutettu etu kyseiset liiketoimintaamme liittyvät käyttötarkoitukset.
   

Henkilötietojen käsittely tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla perustuu joidenkin käyttötarkoitusten (asiakassuhteen hallinta ja asiakassuhteeseen liittyvä viestintä) osalta meidän ja edustamasi organisaation väliseen sopimukseen koskien tuotteidemme toimitusta ja käyttöä. Näissä yhteyksissä henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää meitä täyttämästä sopimus- tai muita velvoitteitamme tai sitoumuksiamme edustamaasi organisaatiota kohtaan, mikä voi johtaa välisemme liikesuhteen katkeamiseen.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Asiakassuhteen hallinnointi

Perustiedot (asiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, titteli/rooli, organisaation nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero), kieli, laskutustiedot, viestintää koskevat tiedot, tiedot osallistumisesta tapahtumiin, allergiat, markkinointilupa, käyttäjätunnus ja muut käyttöoikeutta koskevat tiedot kuten tieto mahdollisesta pääkäyttäjyydestä, mahdollinen tieto allekirjoitusoikeudesta.

Asiakastapaamisten dokumentointi

Perustiedot osallistujista (asiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, titteli/rooli, organisaation nimi) ja suulliset puheenvuorot tapaamisen aikana.

Laskutus

Perustiedot (etu- ja sukunimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite).

Tapahtumien järjestäminen

Perustiedot (osallistujan etu- ja, sukunimi, rooli, työpaikka); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero), osallistumista koskeva tieto, allergiat, markkinointilupa.

Markkinointi

Verkkosivustoidemme toiminnallisuuksien (kuten lomakkeet, demoajanvaraus, chat) käyttäjät: Perustiedot (Etu- ja sukunimi, titteli/rooli, organisaation nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero); tapahtumakohtainen kenttä (mm. ruokavalio), muut tiedot, joita käyttäjä mahdollisesti syöttää lomakkeen vapaatekstikenttään; markkinointilupa.
Uutiskirjeen tilaajat, arvontaan osallistujat ja sisältöjen lataajat: Perustiedot (etu- ja, sukunimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite).

Tuotekehitys

Wilma käyttäjäpaneeli: Perustiedot (käyttäjän nimi ja rooli); yhteystiedot (sähköpostiosoite ja kaupunki tai koulu); Wilman käyttöä koskevat tiedot, palautteet, toiveet ja muut tiedot, joita käyttäjä toimittaa koskien Wilmaa.

Käyttäjäpalaute: Perustiedot (käyttäjän nimi, organisaatio/oppilaitos, rooli); yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite); muut mahdolliset käyttäjän itse palautteessa antamat henkilötiedot.

Myynti

Perustiedot (asiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, joissakin tapauksissa titteli); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työpaikan osoite), käyttöoikeutta koskevat tiedot kuten tieto mahdollisesta pääkäyttäjyydestä, mahdollinen tieto allekirjoitusoikeudesta.

Soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden noudattaminen

Perustiedot (asiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, titteli/rooli, organisaation nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero), laskutustiedot, käyttäjätunnus tai vain osa näistä.

Sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja väärinkäytösvalvonta

Perustiedot (asiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, titteli/rooli, organisaation nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero), laskutustiedot, käyttäjätunnus tai vain osa näistä.

Verkkosivustoidemme käytön mahdollistaminen

Ks. tiedot evästeiden käytöstä ja evästeiden avulla kerätyistä tiedoista Wilma-sivustolla osoitteessa https://www.wilma.fi/evasteet/

Muut liiketoimintaamme liittyvät oikeutetut edut

Perustiedot (asiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, titteli/rooli, organisaation nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero), kieli, laskutustiedot, viestintää koskevat tiedot, tiedot osallistumisesta tapahtumiin, markkinointilupa, käyttäjätunnus tai vain osa näistä.

Kuinka keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietojasi pääsääntöisesti suoraan sinulta, esimerkiksi viestiessäsi kanssamme puhelimitse tai sähköpostin välityksellä, vieraillessasi verkkosivustoillamme, täyttäessäsi verkkotilaus- tai yhteydenottolomakkeita, tavatessasi edustajiamme sovituissa tapaamisissa, järjestämissämme tilaisuuksissa tai muualla, tai toimittaessasi meille asiakirjoja. Asiakastapaamisissa voidaan kerätä automaattisia muistiinpanoja vain, jos kukaan läsnäoleva ei vastusta muistiinpanojen keräämistä. Joissakin tapauksissa saamme henkilötietojasi muilta edustamasi organisaation edustajilta: esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilön yhteystietojen vanhentuessa, esimerkiksi yhteyshenkilön vaihtuessa edellinen yhteyshenkilö tavallisesti ilmoittaa meille uuden yhteyshenkilön yhteystiedot. Tällaisissa tilanteissa, joissa yhteyshenkilön yhteystiedot ovat päässeet vanhentumaan, eikä meillä ole uutta yhteystietoa, saatamme etsiä tietoja myös asiakkaan verkkosivuilta. Joissakin tapauksissa saamme henkilötietojasi kumppaniyritykseltämme, jonka kautta edustamasi organisaatio on hankkinut tuotteitamme tai palveluitamme.

Verkkosivustollamme vieraillessasi käytämme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita henkilötietojen keräämiseen. Jos haluat tietää lisää evästeiden käytöstä verkkosivustoillamme, tutustu verkkosivustoiltamme löytyviin lisätietoihin evästeiden käytöstä https://www.wilma.fi/evasteet/.

Joissakin tapauksissa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä. Nämä lähteet voivat olla esimerkiksi markkinointikumppaneita, julkisia lähteitä tai kolmansien osapuolten ylläpitämiä palveluita, kuten Asiakastiedon tai Vainun tarjoamat tietopalvelut.

Kuinka henkilötietojasi jaetaan?

Voimme siirtää henkilötietoja kolmansille alla kuvatulla tavalla.

Kun siirrämme henkilötietoja sellaiselle palveluntarjoajalle tai muulle taholle, joka käsittelee henkilötietoja puolestamme, eli henkilötietojen käsittelijöille, olemme muun muassa sopimusjärjestelyin varmistaneet, että kyseiset palveluntarjoajat tai muut tahot käsittelevät henkilötietoja ohjeidemme mukaisesti ja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelijöiden suorittamaan käsittelyyn kuuluu esimerkiksi tietojärjestelmien ja muiden IT- ja ohjelmistopalveluiden tarjoaminen.

Voimme luovuttaa henkilötietoja soveltuvien lakien sallimissa tai edellyttämissä rajoissa, esimerkiksi viranomaisille, ulkopuolisille neuvonantajille tai muille kolmansille osapuolille alla täsmennetyllä tavalla:

• Käyttäjäyhteisömme: Jos kirjoitat viestin, kommentoit tai teet muita vastaavia toimia käyttäjäyhteisöissämme tai muissa sivustojemme foorumeissa mikä mahdollistaa julkisten viestien esittämisen, kuka tahansa, jolla on pääsy tällaisille foorumeille, voi lukea ja käyttää näitä tietoja, ja emme vastaa tällaisilla foorumeilla tai sivustoilla lähettämistäsi tiedoista tai siitä, mitä kolmannet tekevät tiedoillasi.
• Yhteistyökumppanimme ja palveluntarjoajamme: Voimme jakaa henkilötietoja kumppaneidemme ja palveluntarjoajiemme kanssa, jos se on laillista liiketoiminnan näkökulmasta ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista. Jos meidän ja edustamasi organisaation välisen sopimuksen mukaisen palvelun tuottaa yhteistyökumppanimme, toimitamme heille palvelun tuottamiseksi vaaditut tiedot, lähinnä yhteyshenkilön yhteystiedot. Voimme myös luovuttaa henkilötietoja markkinointitarkoituksiin mainostajakumppaneille mainonnan kohdistamisen ja kohdennetun verkkomarkkinoinnin suorittamiseksi, esimerkiksi kohdistaessamme mainontaa sosiaalisen median alustoilla tunnettuusmainoskampanjaan reagoineille henkilöille Saatamme myös luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi perintätoimistolle perintätarkoituksiin tai muille palveluntarjoajillemme tai yhteistyökumppaneillemme, mutta vain siltä osin kuin heidän tehtäviensä suorittaminen edellyttää luovutettujen henkilötietojen käsittelyä. Luovutuksensaajat voivat toimia itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai yhteisrekisterinpitäjinä yhdessä kanssamme.
• Viranomaiset: Poliisi ja muut viranomaiset voivat pyytää meiltä pääsyä tietoihin. Tämä saattaa sisältää sekä henkilötietoja että muita tietoja. Kaikissa tällaisissa tapauksissa noudatamme tiukkoja sisäisiä käytäntöjä ja menettelytapoja arvioidessamme tietopyyntöjä ja konsultoimme juridisia neuvonantajiamme. Jaamme tietoja vain, jos laki sitä ehdottomasti edellyttää, ja toimitamme tietoja vain voimassa olevien tuomioistuimen määräysten tai vastaavien oikeudellisten asiakirjojen perusteella. Estääksemme luvattoman pääsyn hallussamme oleviin tietoihin käytämme myös teknisiä toimenpiteitä, kuten salausta ja pääsynhallintaa. Visman tietoturvaohjelma varmistaa korkean tietoturvan ja luottamuksellisuuden. Lisäksi varmistamme alihankkijoita koskevissa sopimuksissamme, että myös alihankkijamme noudattavat vastaavanlaisia organisatorisia ja turvallisuutta koskevia toimenpiteitä kuin me. Jos saamme tietopyynnön ETA:n ulkopuolisilta viranomaisilta, varmistamme datasäädöksen 32 artiklan noudattamisen. Sisäiset käytäntömme ja rutiinimme ovat tämän asetuksen mukaisia. Saatamme luovuttaa henkilötietoja myös, mikäli luovuttaminen on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai sellaisia vastaan puolustautumiseksi joko tuomioistuinmenettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä.
• Yritysjärjestelyt: Jos olemme mukana sulautumisessa, liiketoiminnan kaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, luovutamme henkilötiedot ostajalle järjestelyn toteutumisen varmistuttua. Voimme myös luovuttaa rajoitettuja määriä henkilötietoja ostajaehdokkaille ja heidän edustajilleen transaktion valmistelun yhteydessä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Jotkut palveluntarjoajistamme, joille siirrämme henkilötietoja, sijaitsevat tai voivat säilyttää henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, ja näin ollen siirrämme henkilötietoja tarvittaessa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällaisissa tapauksissa varmistamme riittävän tietosuojan tason siirtämillemme henkilötiedoille ja sovellamme tarvittaessa tarpeellisia lisäsuojakeinoja henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Tavallisesti henkilötietojen siirtoperusteena sovelletaan EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, joihin voit tutustua EU:n lakitietopalvelussa täällä: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32021D0914. Mikäli haluat tarkempia tietoja henkilötietojesi siirroista EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ja niihin kulloinkin sovellettavista suojatoimista, ole meihin yhteydessä käyttäen edellä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuja yhteystietoja.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, kuin on tarpeen niiden tarkoitusten saavuttamiseksi, joita varten henkilötiedot kerättiin, soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Kun emme enää tarvitse henkilötietoja, poistamme tiedot järjestelmistämme tai anonymisoimme ne peruuttamattomasti.

Asiakkaidemme edustajien henkilötietojen säilytysaika on viime kädessä sidottu meidän ja edustamasi organisaation välisen asiakassuhteen kestoon, minkä jälkeen henkilötiedot poistetaan määrittelemiemme säilytysaikakäytäntöjen mukaisesti. Voimme kuitenkin jatkaa henkilötietojen säilyttämistä myös määrittelemämme säilytysajan päätyttyä siinä laajuudessa kuin tiedot ovat tarpeen esimerkiksi oikeuksiemme suojaamiseksi.

Asiakkaidemme edustajien henkilötietojen yleinen vähimmäissäilytysaika on kaksi kalenterivuotta asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen päättymisestä. Mikäli asiakkaan yhteyshenkilö vaihtuu, poistamme edellisen yhteyshenkilön tiedot tietojärjestelmistämme kohtuullisen ajan kuluessa yhteyshenkilön vaihdoksen jälkeen. Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää myös pidempään, jos säilyttäminen on perusteltua meidän ja rekisteröidyn välisen asianmukaisen yhteyden vuoksi esimerkiksi markkinointitarkoituksiin, eikä henkilö ole kieltänyt käsittelyä.

Itse sopimusasiakirjat, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana sopimus päättyi. Edellä todettu koskee myös kaikkea viestintää, joka on osa sopimusta tai selventää sopimuksen sisältöä. Lisäksi henkilötietoja, jotka on kirjattu kirjanpitoaineiston osaksi katsottaviin asiakirjoihin, kuten laskuihin, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi.

Asiakassuhteen hallinta

Asiakkaidemme edustajien henkilötietojen yleinen vähimmäissäilytysaika on kaksi kalenterivuotta asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen päättymisestä. Itse sopimusasiakirjat, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana sopimus päättyi.

Asiakastapaamisten dokumentointi

Asiakastapaamisista kerättyjä muistiinpanoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen, ja muistiinpanot poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua tallennuksesta.

Laskutus

Laskun ja sitä vastaava laskutusasiakkaan tiedon säilytysaika laskutusjärjestelmässä ja laskuarkistossa on kuusi vuotta, minkä jälkeen tiedot poistetaan arkistointiprosessimme mukaisesti.

Tapahtumien järjestäminen

Tapahtumissa kerätyt ja tallennetut henkilötiedot, mukaan lukien tiedot osallistujista, liidit tai mahdolliset asiakkaat, poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisestä rekisteröidystä toiminnasta.

Markkinointi

Markkinointitarkoituksiin tallennetut henkilötiedot poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisestä rekisteröidystä toiminnasta.

Tuotekehitys

Wilma käyttäjäpaneeli: Jos käyttäjä antaa suostumuksensa vain yhteen keskustelukertaan, henkilötiedot poistetaan heti kyseisen keskustelukerran jälkeen. Jos käyttäjä antaa suostumuksensa toistuviin keskustelukertoihin, säilytetään henkilötietoja vuoden kerrallaan, minkä jälkeen käyttäjältä tiedustellaan uudelleen, tämän halukkuudesta olla osa käyttäjäpaneelia. Jos käyttäjä kieltäytyy, henkilötiedot poistetaan. Jos käyttäjä ei vastaa, tiedustellaan asiaan toistamiseen, ja mikäli vastausta ei tällöinkään saada, henkilötiedot poistetaan.

Käyttäjäpalaute: Wilma-verkkosivustolla olevan palautelomakkeen kautta kerättyjen henkilötietojen säilytysaika on 24 kuukautta.

Myynti

Sopimuksen teon jälkeen henkilötiedot poistetaan myynnin tietojärjestelmistä, ja asiakkuuden tiedot, mukaan lukien asiakkaan yhteyshenkilön tiedot, siirtyvät asiakkuuden hallinnan alle, jolloin sovelletaan edellä mainittuja asiakkuuden hallinnan säilytysaikoja.

Mikäli myynnin kanssakäyminen rekisteröidyn kanssa ei johda välittömästi sopimuksen solmimiseen, säilytetään rekisteröidyn henkilötietoja 24 kuukautta myynnin tietojärjestelmissä mahdollisia tulevia yhteydenottoja varten.

Soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden noudattaminen

Soveltuvan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja väärinkäytösvalvonta

Asiakkaidemme edustajien henkilötietojen yleinen vähimmäissäilytysaika on kaksi kalenterivuotta asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen päättymisestä. Itse sopimusasiakirjat, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana sopimus päättyi.

Verkkosivustoidemme käytön mahdollistaminen

Ks. tiedot evästeiden käytöstä ja evästeiden avulla kerätyistä tiedoista Wilma-sivustolla osoitteessa https://www.wilma.fi/evasteet/

Mitkä ovat oikeutesi?

Sinulla on useita eri oikeuksia liittyen henkilötietoihisi. Alta löydät tiivistettynä nämä oikeudet sekä tiedon siitä, kuinka voit käyttää näitä oikeuksia ja mitä rajoituksia niihin liittyy. Sinulla on oikeus:

• Pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Tämän oikeuden avulla voit saada jäljennöksen sinuun liittyvistä henkilötiedoista, joita käsittelemme, sekä varmistaa, että käsittelemme kyseisiä tietoja lainmukaisesti.
• Pyytää henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat henkilötiedot. Jos sinulla on käyttäjätili jollekin verkkosivustollemme tai johonkin tuotteeseemme tai palveluumme, voit yleensä oikaista henkilötietosi itse kyseisessä palvelussa tai verkkosivustolla ”sinun tilisi” tai ”profiilisi” osiossa.
• Pyytää henkilötietojesi poistamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä poistamaan henkilötietojasi silloin, kun tietojen käsittelylle ei ole enää soveltuvaa perustetta.
• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin kun käsittelyperusteena on meidän (tai kolmannen osapuolen) oikeutettu etu ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa tietojen käsittelyä. Lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn esimerkiksi siksi aikaa, että varmistat tietojen tai käsittelyperusteen oikeellisuuden.
• Pyytää henkilötietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen silloin kun henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus.
• Peruuttaa suostumuksesi. Jos käsittely perustuu vain suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa tuo suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta sellaiseen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, joka on suoritettu suostumukseen perustuen ennen suostumuksen peruutusta.
• Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista, markkinointiviestinnän vastaanottamisesta sekä profiloinnista, ja voit tehdä sen jollakin seuraavista tavoista:
  • Noudattamalla markkinointiviestintään sisältyviä viestinnän keskeyttämistä koskevia ohjeita.
  • Muuttamalla viestintäasetuksiasi tuotteemme tai palvelumme käyttäjätililläsi.
  • Ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä sähköpostiosoitetta [email protected].

Sinulla on aina myös oikeus valita verkkosivustollamme käytetyt evästeet evästebannerimme kautta. Lisätietoja evästeiden käytöstä Wilma-verkkosivustollamme saat verkkosivustoltamme löytyvästä evästeiden käyttöä koskevasta selosteesta osoitteesta https://www.wilma.fi/evasteet/. Huomaathan, että vaikka kieltäytyisitkin markkinointiviestinnän vastaanottamisesta, saatat silti saada meiltä hallinnollisia viestejä, kuten tilausvahvistuksia ja ilmoituksia, joita tarvitaan tilisi tai edustamallesi organisaatiolle tarjoamiemme palveluiden hallintaan.

Huomaathan, että jotkut edellä luetelluista oikeuksista soveltuvat vain tiettyjen henkilötietojen käsittelyperusteiden kohdalla ja niiden soveltamiseen voi liittyä myös muita rajoituksia. Näissä tapauksissa toimitamme sinulle yksityiskohtaiset tiedot soveltuvasta poikkeuksesta tai rajoituksesta ja autamme sinua käyttämään oikeuksiasi mahdollisimman laajasti soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Voit lukea lisää rekisteröityjen eri oikeuksien soveltamistilanteista tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta osoitteesta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Halutessasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia, ota meihin yhteyttä käyttämällä sähköpostiosoitetta [email protected] tai käytä oikeuksia muuten tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.

Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojaviranomaiselle, jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Suomessa ilmoituksen voi tehdä tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Lopuksi

Kehotamme sinua tarkistamaan tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti. Jos teemme tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, jotka muuttavat olennaisesti tietosuojakäytäntöjämme, voimme ilmoittaa sinulle muutoksista myös muilla tavoin, kuten lähettämällä sähköpostia tai lähettämällä ilmoituksen yritysverkkosivustollemme ja / tai sosiaalisen median sivuillemme ennen muutosten voimaantuloa.

Arvostamme mielipidettäsi. Jos sinulla on kommentteja tai kysymyksiä tietosuojaselosteestamme, yksityisyyden suojasta tai mahdollisista yksityisyydensuojan tai tietosuojan loukkauksista, pyydämme lähettämään ne osoitteeseen [email protected]. Käsittelemme viestisi luottamuksellisesti. Edustajamme ottaa sinuun yhteyttä huolenaiheiden ratkaisemiseksi ja kartoitamme vaihtoehdot näiden ratkaisemiseksi. Pyrimme varmistamaan, että kommentit, kysymykset ja huolenaiheet ratkaistaan oikea-aikaisesti ja asianmukaisesti.

Linkki Wilman tietosuoja selosteeseen